Od początku 2026 e-faktury obowiązkowe

Od 2026 roku wszyscy podatnicy, zarówno czynni, jak i zwolnieni z VAT, będą mieli obowiązek wystawiania e-faktur w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF). Obowiązek wystawiania faktur w systemie wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, którzy w 2024 r. przekroczyli 200 mln zł wartości sprzedaży, a dla pozostałych od 1 kwietnia 2026 r. Odbieranie faktur w KSeF będzie natomiast obowiązkowe od 1 lutego 2026 r. Przepisy przewidują okres przejściowy – do 31 grudnia 2026 r. można jeszcze wystawiać faktury papierowe lub elektroniczne, jeśli suma sprzedaży z VAT na takich dokumentach nie przekroczy 10.000 zł miesięcznie.

Krajowy System e-Faktur to ogólnopolski system teleinformatyczny służący do wystawiania, przesyłania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych. Jego celem jest pełna cyfryzacja procesu fakturowania, usprawnienie księgowania oraz ograniczenie liczby błędów przy wystawianiu dokumentów. Korzystanie z KSeF stanie się jednolitym standardem dla przedsiębiorców i instytucji.

Obowiązkowe korzystanie z KSeF dotyczy zarówno firm dużych, jak i mniejszych. Największe przedsiębiorstwa, które w 2024 roku przekroczyły próg 200 mln zł sprzedaży, zostaną objęte obowiązkiem jako pierwsze. Pozostali przedsiębiorcy dołączą do systemu od kwietnia 2026 roku. Odbiór faktur przez KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich już od lutego 2026 r., z wyłączeniem sytuacji przewidzianych w przepisach, gdzie dopuszcza się uzgodniony sposób przekazania dokumentów.

Aby ułatwić przedsiębiorcom przejście na nowy system, ustawodawca wprowadził okres przejściowy. Do końca 2026 roku możliwe będzie wystawianie faktur poza KSeF – w formie papierowej lub elektronicznej – pod warunkiem że wartość sprzedaży na takich dokumentach w danym miesiącu nie przekroczy 10 000 zł. Rozwiązanie to ma pomóc firmom w płynnym wdrożeniu nowych zasad.

W związku z dużą skalą zmian Ministerstwo Finansów prowadzi szkolenia i webinary wyjaśniające zasady działania KSeF. Szczegółowe informacje, materiały edukacyjne i harmonogram spotkań dostępne są pod adresem ksef.podatki.gov.pl. Przedsiębiorcy mogą wziąć udział w szkoleniach organizowanych w urzędach skarbowych lub online, aby jak najlepiej przygotować się do nadchodzących obowiązków.